Appointment Letter Format: How to Write a Best Appointment Letter in Hindi Download Now.

Appointment Letter Format:- कल्पना करो, आपको अपनी सपनों की नौकरी मिल गई या आपने अपनी कंपनी के लिए एक बेहतरीन इंसान को चुना। खुशी का ठिकाना नहीं है, है ना? लेकिन इस खुशी को पक्का करने के लिए एक आखिरी कदम बाकी है—appointment letter। ये कोई साधारण कागज़ का टुकड़ा नहीं है, दोस्तों। ये एक ऐसा दस्तावेज़ है

जो नौकरी की शुरुआत को औपचारिक बनाता है, दोनों तरफ से भरोसा कायम करता है, और भविष्य की गलतफहमियों को रोकता है। चाहे आप नियोक्ता हों या कर्मचारी, appointment letter format को समझना बहुत ज़रूरी है। आज मैं आपको इसे आसान भाषा में, ढेर सारी जानकारी के साथ, और कुछ मज़ेदार उदाहरणों के साथ समझाऊंगा—जैसे एक दोस्त जो इस फील्ड का मास्टर है!

What is an appointment letter?

सीधे शब्दों में कहूं तो appointment letter वो औपचारिक चिट्ठी है जो कंपनी अपने नए कर्मचारी को देती है। इसमें लिखा होता है कि “हां, आपका चयन हो गया है!” साथ ही इसमें job title, salary, जॉइनिंग की तारीख, और कंपनी के कुछ नियम-कायदे होते हैं। ये एक तरह का लिखित समझौता है जो नियोक्ता और कर्मचारी के बीच का रिश्ता शुरू करता है।

मेरे पास HR में 10 साल का अनुभव है, और मैंने देखा है कि एक सही appointment letter कितना फर्क डाल सकता है। एक बार एक कंपनी ने इसे हल्के में लिया और सिर्फ एक लाइन का लेटर भेजा—नतीजा? कर्मचारी को salary की सही जानकारी नहीं मिली और वो पहले दिन ही नाराज़ हो गया। एक स्टडी (SHRM, 2022) के मुताबिक, 78% HR प्रोफेशनल्स मानते हैं कि सही लेटर से 90% तक कन्फ्यूजन कम हो सकता है। तो ये सिर्फ कागज़ नहीं, बल्कि रिश्ते की नींव है।

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Why is the format important?

आप सोच रहे होंगे, “अरे, एक ईमेल ही तो ठीक है ना?” नहीं भाई, ऐसा नहीं चलता। appointment letter format इसलिए ज़रूरी है क्योंकि ये प्रोफेशनल दिखता है, सारी बातें साफ करता है, और लीगल तौर पर भी मज़बूत होता है। अगर इसमें कुछ छूट गया या गलत लिखा गया तो बाद में झगड़ा हो सकता है। मिसाल के तौर पर, अगर salary या जॉइनिंग डेट साफ न लिखी हो तो कर्मचारी परेशान हो सकता है।

एक बार मेरे दोस्त की कंपनी में ऐसा हुआ—उन्होंने probation period का ज़िक्र नहीं किया। नतीजा? कर्मचारी ने सोचा कि उसकी नौकरी पक्की है, और जब 3 महीने बाद रिव्यू की बात आई तो वो हैरान रह गया। सही फॉर्मेट से ये सब बचा जा सकता है। तो चलो, इसे स्टेप-बाय-स्टेप देखते हैं।

Complete structure of appointment letter

एक अच्छा appointment letter बनाने के लिए कुछ खास हिस्से चाहिए। मैं इन्हें आसानी से समझाऊंगा और हर हिस्से का उदाहरण भी दूंगा।

1. कंपनी का लेटरहेड

सबसे ऊपर कंपनी का नाम, पता, और संपर्क डिटेल्स लिखो। ये दिखाता है कि लेटर असली है। छोटी कंपनी हो तो सादा कागज़ पर भी नाम-पता डाल दो।
उदाहरण:

एबीसी सॉल्यूशंस प्रा. लि.  
123 बिजनेस एवेन्यू, न्यूयॉर्क, NY 10001  
ईमेल: hr@abcsolutions.com | फोन: (555) 123-4567

2. तारीख और कर्मचारी का नाम-पता

लेटर की तारीख और कर्मचारी का पूरा नाम-पता डालो। इससे पर्सनल टच आता है।
उदाहरण:

29 मार्च, 2025  
श्रीमती जेन डो  
456 एल्म स्ट्रीट  
न्यूयॉर्क, NY 10002

3. सब्जेक्ट लाइन

एक छोटी लाइन जो बताए कि लेटर किस लिए है।
उदाहरण:

सब्जेक्ट: मार्केटिंग मैनेजर के पद के लिए अपॉइंटमेंट लेटर

4. अभिवादन

दोस्ताना लेकिन औपचारिक सलाम लिखो।
उदाहरण:

प्रिय जेन,

5. खुशखबरी वाला पैराग्राफ

शुरुआत में नौकरी मिलने की बात और थोड़ी तारीफ डालो।
उदाहरण:

हमें बहुत खुशी है कि आपको एबीसी सॉल्यूशंस में मार्केटिंग मैनेजर के पद के लिए चुना गया है। आपकी मेहनत और टैलेंट ने हमें प्रभावित किया, और हम आपको टीम में देखने के लिए उत्साहित हैं!

6. जॉब डिटेल्स

नौकरी का नाम, डिपार्टमेंट, जॉइनिंग डेट, और बॉस का नाम साफ लिखो।
उदाहरण:

आप 15 अप्रैल, 2025 से मार्केटिंग मैनेजर के तौर पर सेल्स और मार्केटिंग डिपार्टमेंट में शुरू करेंगे। आप श्री जॉन स्मिथ, हेड ऑफ मार्केटिंग को रिपोर्ट करेंगे।

7. सैलरी और फायदे

Salary, कब मिलेगी, और बाकी बेनिफिट्स साफ-साफ बताओ।
उदाहरण:

आपकी सालाना **salary** $75,000 होगी, जो हर महीने के आखिरी दिन मिलेगी। साथ में हेल्थ इंश्योरेंस, 10% बोनस, और 20 दिन की पेड लीव भी मिलेगी।

8. नियम और शर्तें

काम के घंटे, probation period, और गोपनीयता जैसे नियम लिखो।
उदाहरण:

पहले 3 महीने **probation period** होगा। हफ्ते में 40 घंटे, सोमवार से शुक्रवार तक काम करना होगा। गोपनीयता का ध्यान रखना होगा।

9. स्वीकृति का हिस्सा

कर्मचारी से साइन मांगो ताकि वो सहमति दिखाए।
उदाहरण:

कृपया 5 अप्रैल, 2025 तक इस लेटर पर साइन करके वापस भेजें। हम आपको जल्दी टीम में देखना चाहते हैं!

10. अंत और हस्ताक्षर

गर्मजोशी भरा मैसेज और HR का साइन डालो।
उदाहरण:

शुभकामनाएं,  
[हस्ताक्षर]  
सारा जॉनसन  
HR मैनेजर  
एबीसी सॉल्यूशंस

A complete sample letter

एबीसी सॉल्यूशंस प्रा. लि.  
123 बिजनेस एवेन्यू, न्यूयॉर्क, NY 10001  
ईमेल: hr@abcsolutions.com | फोन: (555) 123-4567  

29 मार्च, 2025  
श्रीमती जेन डो  
456 एल्म स्ट्रीट  
न्यूयॉर्क, NY 10002  

सब्जेक्ट: मार्केटिंग मैनेजर के पद के लिए अपॉइंटमेंट लेटर  

प्रिय जेन,  

हमें बहुत खुशी है कि आपको एबीसी सॉल्यूशंस में मार्केटिंग मैनेजर के पद के लिए चुना गया है। आपकी मेहनत और टैलेंट ने हमें प्रभावित किया, और हम आपको टीम में देखने के लिए उत्साहित हैं!  

आप 15 अप्रैल, 2025 से मार्केटिंग मैनेजर के तौर पर सेल्स और मार्केटिंग डिपार्टमेंट में शुरू करेंगे। आप श्री जॉन स्मिथ को रिपोर्ट करेंगे। आपकी सालाना **salary** $75,000 होगी, जो हर महीने मिलेगी। साथ में हेल्थ इंश्योरेंस और 20 दिन की पेड लीव भी मिलेगी।  

पहले 3 महीने **probation period** होगा। हफ्ते में 40 घंटे काम करना होगा। कृपया 5 अप्रैल, 2025 तक इस लेटर पर साइन करके वापस भेजें।  

शुभकामनाएं,  
[हस्ताक्षर]  
सारा जॉनसन  
HR मैनेजर  

मैं, जेन डो, इस नियुक्ति को स्वीकार करती हूँ:  
___________________________  
हस्ताक्षर/तारीख

कुछ खास टिप्स

• इसे छोटा रखो—एक पेज में सब समेट दो।
• आसान हिंदी यूज़ करो, भारी शब्दों से बचो।
• हर कर्मचारी के लिए थोड़ा बदलाव करो, कॉपी-पेस्ट मत करो।
• गलतियाँ चेक करो—नाम और तारीख पर खास ध्यान दो।

ये गलतियाँ मत करना

• Salary को वैसे ही छोड़ देना—हमेशा साफ नंबर लिखो।
• स्वीकृति की तारीख मत भूलो, वरना देरी हो सकती है।
• बहुत लीगल शब्द मत डालो, वरना बोरिंग लगेगा।

एक बार एक कंपनी ने remote work की बात साफ नहीं की। नतीजा? कर्मचारी ऑफिस पहुँच गया और पता चला कि घर से काम करना था। ऐसे नुकसान से बचने के लिए फॉर्मेट सही रखो

हिस्सा	उद्देश्य	उदाहरण
लेटरहेड	कंपनी की पहचान	एबीसी सॉल्यूशंस, न्यूयॉर्क
तारीख और नाम	पर्सनल टच	29 मार्च, 2025, जेन डो
सब्जेक्ट	लेटर का मकसद	मार्केटिंग मैनेजर अपॉइंटमेंट
जॉब डिटेल्स	नौकरी की जानकारी	15 अप्रैल, 2025, मार्केटिंग मैनेजर
Salary	पैसे और फायदे	$75,000, हेल्थ इंश्योरेंस
शर्तें	नियम और प्रोबेशन	3 महीने probation, 40 घंटे
स्वीकृति	सहमति का सबूत	5 अप्रैल तक साइन
अंत	गर्मजोशी भरा मैसेज	शुभकामनाएं, सारा जॉनसन

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निष्कर्ष: इसे सही करना क्यों ज़रूरी है?

appointment letter बनाना कोई मुश्किल काम नहीं है, लेकिन इसे सही करना बहुत बड़ा फर्क डालता है। ये नियोक्ता को प्रोफेशनल दिखाता है और कर्मचारी को भरोसा देता है। मेरे अनुभव से कहूं तो एक अच्छा लेटर पहले दिन से ही सही टोन सेट करता है। तो अगली बार जब आप इसे बनाएं या पाएं, ध्यान से देखें—ये छोटी सी मेहनत भविष्य में बड़े झंझट बचाती है। आपको क्या लगता है? कोई मज़ेदार कहानी हो तो ज़रूर बताना!